Retrabalho é quando você ou alguém de sua equipe precisa repetir a mesma tarefa diversas vezes, como preencher tabelas e criar planilhas de cadastros de clientes que precisam ser digitadas individualmente. Este tipo de tarefa faz com que o indivíduo se desvie de suas tarefas principais e consome tempo e energia que poderiam estar sendo empregados em outras atividades mais produtivas para a empresa.

Apresentaremos aqui algumas das causas de retrabalho mais observadas nas micro e pequenas empresas assim como dicas simples de ações que você pode adotar em sua empresa para reduzir o retrabalho e melhorar a produtividade de seu negócio.

Comunicação:

Uma boa comunicação interna é fundamental para que sua equipe produza um trabalho de qualidade. Quando há um problema interno de comunicação e seus funcionários não entendem bem os objetivos ou compreendem apenas parcialmente, as chances de algo dar errado e a tarefa precisar ser refeita são grandes.

Para evitar que estas falhas ocorram é necessário que a comunicação entre os gestores e a equipe seja muito clara e efetiva. Elaborar painéis com detalhamentos de funções para cada funcionário é uma boa forma de manter os objetivos claros e atualizados, facilitando a comunicação e evitando erros.

Planejamento: Planejar bem como será a execução de cada etapa da tarefa ajuda a manter o foco e estabelecer uma meta, permitindo uma melhor execução, reduzindo o risco de falhas e repetição de processos. Se ao começar uma tarefa você não tem todos os passos determinados, há uma grande possibilidade de haver confusão no meio do caminho e atrasar ou pular alguma etapa podem prejudicar a produtividade de sua equipe.

Ter um plano de ação detalhado definindo todas as etapas do processo e quem desempenhará qual função em cada uma delas garante muito mais eficiência e qualidade no resultado final.

A utilização de métodos pouco eficientes para a realização de tarefas simples como o cadastro de clientes ou o fechamento de contas pode prejudicar muito o desempenho de sua empresa. Se você ainda utiliza planilhas no Excel para tudo isso, saiba que está e a principal causa do retrabalho nas micro e pequenas empresas. Além de ser cansativo e repetitivo, existem grandes chances de falhas ocorrerem, o que prejudica ainda mais o rendimento de seu negócio.

A forma mais simples de resolver o retrabalho é automatizar estas funções. Existem muitos tipos de sistemas que oferecem para estes problemas, basta procurar um que atenda às suas necessidades e veja como estas pequenas mudanças podem aumentar a produtividade de sua empresa.

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Espero ter ajudado e até a próxima!